Siguiendo los lineamientos del Mapa Estratégico de la Sociedad de Activos Especiales SAE SAS, en particular el objetivo estratégico que se relaciona con “Normalizar la información y su utilización a través de la consolidación, desarrollo, uso y apropiación de Tics y prácticas adecuadas de gestión documental”, la entidad reitera su compromiso y exigencia no solo por el cumplimiento de las normas, sino porque está convencida que uno de los activos más importantes de una organización, después de su recurso humano, son los documentos que produce, en donde debe primar la correcta organización no solo de las piezas documentales que se generan, sino de todo el sistema que los gestiona.
Experiencia Significativa en Gestión Documental Sociedad de Activos Especiales
Diseño e Implementación del Sistema Integral de Administración Documental y Centralización de Archivo
SITUACIÓN ANTES DE LA INTERVENCIÓN
Los documento que actualmente administra en la Sociedad de Activos Especiales SAE SAS, presentaba las siguientes condiciones antes de la intervención:
- Expedientes almacenados en cajas Ref. X200 y X300 en pilas o torres construidas directamente sobre el piso.
- No se contaba con ningún mueble especial ni improvisado para el almacenamiento y disposición de las cajas.
- Cajas en un avanzado estado de deterioro debido al peso que tenían que resistir las unidades de almacenamiento.
- No existía un inventario documental actualizado.
- No se contaba con ningún instrumento archivístico.
Nota: Los datos informados corresponden a los reportados directamente por las entidades que de forma voluntaria quisieron mostrar sus avances y mejoras en la implementación de las políticas de gestión documental en el país.
SITUACIÓN POSTERIOR A LA INTERVENCIÓN
La consecución de las nuevas instalaciones, su dotación en estantería tipo industrial y adecuación de la infraestructura física y tecnológica garantizan hoy en día la adecuada conservación y disposición del fondo documental.
Nuevas instalaciones:
- Se cuenta con una sala de consulta con 23 puestos de trabajo equipados con su computador y acceso a Internet.
- El área administrativa se ha dispuesto de 20 puestos de trabajo con sus respectivos puntos de red.
- Se disponen de tres (3) puestos de trabajo para realizar procesos de digitalización.
- Nueva estantería industrial para el almacenamiento de los documentos.
Instrumentos archivisticos actualizados:
- PINAR ya aprobado y en proceso de ejecución
- Se tiene el Programa de Gestión Documental, para aprobar por parte del Comité de Desarrollo Institucional y posterior implementación.
- Las Tablas de Retención Documental debidamente convalidadas por el Archivo General de la Nación
Situación antes de la intervención SAE- SAS
Archivos de la SAE posterior a la intervencion
Aspectos que se resaltan en al experiencias de la SAE
- Voluntad Administrativa
- Consecución y dotación de las instalaciones del archivo
- Centralización del Archivo
- Ejecución del Plan Institucional de Archivos
- Elaboración, convalidación, capacitación e implementación de Tablas de Retención Documental
- Seguridad y acceso a la información
- Comunicación efectiva y sinergia entre áreas
Le invitamos a leer el documento completo para conocer en detalle los temas que involucran estas experiencias exitosas.
Resultados de las políticas institucionales de archivo en la SAE
Descargue el Documento ``Diseño e Implementación del Sistema Integral de Administración Documental y Centralización de Archivo``
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El Archivo General de la Nación - AGN, es una entidad del orden nacional adscrita al Ministerio de Cultura, encargada de la organización y dirección del Sistema Nacional de Archivos - SNA, de regir la política archivística en Colombia y de custodiar, resguardar y proteger el patrimonio documental del País y ponerlo al servicio de la comunidad.