Dando alcance a la consolidación y madurez del Sistema de Gestión Integral en la Policía Nacional, implementado a través del Sistema de Gestión de Calidad y certificado bajo las normas NTCGP1000, ISO9001, ISO14001, ISO27001 y OHSAS18001, la Institución realizó una valoración estratégica de sus procesos misionales, evidenciando oportunidades de mejora con el fin de lograr una mayor competitividad, automatización de los procesos y eficiencia en cada uno de los procedimientos asociados que los desarrollan.
Experiencia Significativa en Gestion Documental Policía Nacional de Colombia
Transformación y nuevos paradigmas de la Gestión Documental en la Policía Nacional.
La Institución hizo un enorme esfuerzo en la búsqueda de la mejora e innovación de sus condiciones en materia archivística para prestar un mejor y eficiente servicio a sus clientes internos y externos. El cumplimiento de estos objetivos evidenció la necesidad de realizar una reingeniería de la Gestión Documental bajo cuatro enfoques estratégicos:
- Infraestructura Física y Dotación
- Tecnología
- Doctrina Archivística
- Capacitación del Talento Humano
Policía Nacional de Colombia sus Archivos y su Historia.
SITUACIÓN ANTES DE LA INTERVENCIÓN
Nota: Los datos informados corresponden a los reportados directamente por las entidades que de forma voluntaria quisieron mostrar sus avances y mejoras en la implementación de las políticas de gestión documental en el país.
SITUACIÓN POSTERIOR A LA INTERVENCIÓN
La construcción, adecuación y dotación de las modernas instalaciones del Archivo General de la Policía Nacional, que tuvo un costo de $ 10.116.579.108,75., y que cuenta con unas instalaciones que cumplen con todos los estándares de calidad en materia de Gestión Documental contempladas por el Gobierno Nacional para todas las entidades públicas y del sector defensa, bajo los criterios de bioclimatización, automatización y sostenibilidad. Esta edificación tiene 4 bodegas con capacidad de almacenamiento de 22.083 metros lineales de documentación por cada una de ellas y un bloque administrativo de 3 pisos, las cuales contienen sistemas modernos de control de accesos, sistema de conectividad, Voz IP, detección de incendios, aire acondicionado a precisión y sistema de control de temperatura y humedad relativa.
Las nuevas instalaciones además cuentan con modernos sistemas y espacios que contribuyen al continuo mejoramiento del proceso de Gestión Documental al servicio de la Institución como:
- – Controles de acceso.
- – Circuito cerrado de televisión.
- – Equipamiento audiovisual.
- – Laboratorio de microfilmación y digitalización.
- – Zona de cuarentena y tratamiento de documentos contaminados.
- – Auditorio con capacidad para 70 personas.
- – Área administrativa para 83 puestos de trabajo.
Instalaciones de la Estación de Policía San Cristóbal donde funcionaba el Archivo General (2002-2008)
Nuevas instalaciones del Archivo General de la Policía Nacional (Diciembre de 2014)
IMPLEMENTACIÓN DE TECNOLOGÍAS
Se implementó una plataforma tecnológica denominada “Gestor de Contenidos Policiales – GECOP”, diseñada en un ambiente 100% web, lo que permite ejecutarla directamente desde el portal institucional (POLIRED), agiliza los procesos y procedimientos, intercambio de documentos, administración de contenidos en diferentes formatos, búsqueda y visualización de documentos de archivo digitalizados, radicación de documentación que a diario entra y sale de la institución, y publicación de archivos comunes a nuestras unidades o grupos de interés compartiendo de manera rápida y segura información sensible.
Le invitamos a leer el documento completo para conocer en detalle los temas que involucran estas experiencias exitosas.
Descargue el Documento ``Transformación y nuevos paradigmas de la Gestión Documental en la Policía Nacional``
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El Archivo General de la Nación - AGN, es una entidad del orden nacional adscrita al Ministerio de Cultura, encargada de la organización y dirección del Sistema Nacional de Archivos - SNA, de regir la política archivística en Colombia y de custodiar, resguardar y proteger el patrimonio documental del País y ponerlo al servicio de la comunidad.