Dando alcance a la consolidación y madurez del Sistema de Gestión Integral en la Policía Nacional, implementado a través del Sistema de Gestión de Calidad y certificado bajo las normas NTCGP1000, ISO9001, ISO14001, ISO27001 y OHSAS18001, la Institución realizó una valoración estratégica de sus procesos misionales, evidenciando oportunidades de mejora con el fin de lograr una mayor competitividad, automatización de los procesos y eficiencia en cada uno de los procedimientos asociados que los desarrollan.
Experiencia Significativa en Gestion Documental Policía Nacional de Colombia
Transformación y nuevos paradigmas de la Gestión Documental en la Policía Nacional.
La Institución hizo un enorme esfuerzo en la búsqueda de la mejora e innovación de sus condiciones en materia archivística para prestar un mejor y eficiente servicio a sus clientes internos y externos. El cumplimiento de estos objetivos evidenció la necesidad de realizar una reingeniería de la Gestión Documental bajo cuatro enfoques estratégicos:
- Infraestructura Física y Dotación
- Tecnología
- Doctrina Archivística
- Capacitación del Talento Humano
Policía Nacional de Colombia sus Archivos y su Historia.
SITUACIÓN ANTES DE LA INTERVENCIÓN
En primera instancia, la Policía Nacional identificó que el Archivo General donde se encuentra el Archivo Histórico de la Institución, no contaba con unas instalaciones físicas que permitieran la debida organización y conservación del acervo documental que se custodia (Historias Laborales del personal retirado, Libros de Nómina, Resoluciones y demás Actos Administrativos, así como los Rollos de historias laborales microfilmadas), de igual forma, el espacio de almacenamiento no era suficiente para recibir las transferencias secundarias de los archivos centrales de cada una de las unidades policiales a nivel nacional, la edificación que se tenía no cumplía con las condiciones técnicas necesarias y el proceso archivístico se desarrollaba en unas instalaciones que transitoriamente fueron adecuadas para llevar a cabo la labor administrativa.
Nota: Los datos informados corresponden a los reportados directamente por las entidades que de forma voluntaria quisieron mostrar sus avances y mejoras en la implementación de las políticas de gestión documental en el país.
SITUACIÓN POSTERIOR A LA INTERVENCIÓN
La construcción, adecuación y dotación de las modernas instalaciones del Archivo General de la Policía Nacional, que tuvo un costo de $ 10.116.579.108,75., y que cuenta con unas instalaciones que cumplen con todos los estándares de calidad en materia de Gestión Documental contempladas por el Gobierno Nacional para todas las entidades públicas y del sector defensa, bajo los criterios de bioclimatización, automatización y sostenibilidad. Esta edificación tiene 4 bodegas con capacidad de almacenamiento de 22.083 metros lineales de documentación por cada una de ellas y un bloque administrativo de 3 pisos, las cuales contienen sistemas modernos de control de accesos, sistema de conectividad, Voz IP, detección de incendios, aire acondicionado a precisión y sistema de control de temperatura y humedad relativa.
Las nuevas instalaciones además cuentan con modernos sistemas y espacios que contribuyen al continuo mejoramiento del proceso de Gestión Documental al servicio de la Institución como:
- – Controles de acceso.
- – Circuito cerrado de televisión.
- – Equipamiento audiovisual.
- – Laboratorio de microfilmación y digitalización.
- – Zona de cuarentena y tratamiento de documentos contaminados.
- – Auditorio con capacidad para 70 personas.
- – Área administrativa para 83 puestos de trabajo.
Instalaciones de la Estación de Policía San Cristóbal donde funcionaba el Archivo General (2002-2008)
Nuevas instalaciones del Archivo General de la Policía Nacional (Diciembre de 2014)
IMPLEMENTACIÓN DE TECNOLOGÍAS
Se implementó una plataforma tecnológica denominada “Gestor de Contenidos Policiales – GECOP”, diseñada en un ambiente 100% web, lo que permite ejecutarla directamente desde el portal institucional (POLIRED), agiliza los procesos y procedimientos, intercambio de documentos, administración de contenidos en diferentes formatos, búsqueda y visualización de documentos de archivo digitalizados, radicación de documentación que a diario entra y sale de la institución, y publicación de archivos comunes a nuestras unidades o grupos de interés compartiendo de manera rápida y segura información sensible.
Le invitamos a leer el documento completo para conocer en detalle los temas que involucran estas experiencias exitosas.
Descargue el Documento ``Transformación y nuevos paradigmas de la Gestión Documental en la Policía Nacional``
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El Archivo General de la Nación - AGN, es una entidad del orden nacional adscrita al Ministerio de Cultura, encargada de la organización y dirección del Sistema Nacional de Archivos - SNA, de regir la política archivística en Colombia y de custodiar, resguardar y proteger el patrimonio documental del País y ponerlo al servicio de la comunidad.