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Experiencia Significativa en Gestión Documental Secretaria Distrital de Hacienda

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Planeación estratégica en la ejecución del PGD de la Secretaría Distrital de Hacienda.

La elaboración e implementación del Programa de Gestión Documental (PGD) es uno de los proyectos que se ha destacado en la Secretaría Distrital de Hacienda por sus etapas de planeación y dirección. Abarca el dimensionamiento y metodología establecidos en el Capítulo II y en el Anexo del Decreto 2609 expedido el 14 de diciembre de 2012.

Allí se identifican las necesidades en materia archivística para la SDH; posteriormente, se definen las estrategias para cubrir estas necesidades, las cuales se encuentran orientadas bajo los lineamientos dados por el AGN.

SHD y su principal logro en Gestión Documental

SITUACIÓN ANTES DE LA INTERVENCIÓN

Los aspectos encontrados en la SDH susceptibles a mejora, antes de la intervención:

  1. Diagnostico de la gestión documental, desactualizado.
  2.  Sistema de gestión de calidad (SIG), desactualizado.
  3. No se había definido el PGD, solo se realizaban acciones independientes a corto y mediano plazo en temas de gestión documental.
  4.  instrumentos archivisticos (TRD,TVD) sin convalidar.
  5. No existía el SGDEA en la SDH.

Nota: Los datos informados corresponden a los reportados directamente por las entidades que de forma voluntaria quisieron mostrar sus avances  y mejoras en la implementación de las políticas de gestión documental en el país.

SITUACIÓN POSTERIOR A LA INTERVENCIÓN

En los temas anteriormente mencionados se logró una mejora significativa, por medio de la intervención y la implementación del PGD.Durante el primer semestre del 2014 se realizó el diagnóstico de la gestión documental y de la administración de los archivos de la Entidad para presentar el PGD de la SDH, el cual fue aprobado en el Comité Interno de Archivo No. 4 del 2014, realizado el 26 de junio.

Para la elaboración del PGD se destacaron los siguientes requerimientos:

  1. Normativo
  2. Económico
  3. Tecnológico
  4. Administrativo

Principios del diseño del PGD: los cuales se estructuran para los 4 siguientes niveles básicos:

  1. Negocio
  2. Procesos
  3. Organización y personas
  4. Tecnología

Implementación de procesos orientados a la Operación descentralizada, desagregando responsabilidades y funciones relacionadas con la gestión documental, apoyada en los sistemas misionales, orientación al uso de nuevas tecnologías y estandarización de procesos, que permiten:

  1. Autocontrol en la generación de documentos.
  2. Trazabilidad y auditoría transversal de la gestión documental en la SDH.
  3. Facilidad para acceder y compartir la información.
  4. Autenticidad, fiabilidad, integridad y disponibilidad de los documentos.
  5. Detección de problemas y puntos críticos.
  6. Aplicación de normas de conservación y eliminación.

Archivos de la SHD antes de la intervención Año 2004

Archivos de la SHD después de la intervención Año 2014

Situacion actual de los archivos en la SHD

IMPLEMENTACIÓN DE TECNOLOGÍAS

La SDH dispone de un Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo (SGDEA). Su implementación contempló la definición de metadatos de las series documentales para posteriormente cargarlos en el aplicativo o gestor de documentos.

Con el fin de articular esta herramienta con el PGD, se estableció el proyecto objetivo PO-01 Implementación de la plataforma WCC. Allí se definieron una serie de tareas y actividades enfocadas a la administración de todos los documentos que producen las diferentes dependencias de la Secretaría.

Le invitamos a leer el documento completo para conocer en detalle  los temas que involucran estas experiencias exitosas.

Evolución tecnológica para el proceso de digitalización y conservación - 2014 al 2016

Descargue el Documento ``Planeación estratégica en la ejecución del PGD de la Secretaría Distrital de Hacienda``

Descargue el Documento “Planeación estratégica en la ejecución del PGD de la Secretaría Distrital de Hacienda”

Descargar informe y anexos

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El Archivo General de la Nación - AGN, es una entidad del orden nacional adscrita al Ministerio de Cultura, encargada de la organización y dirección del Sistema Nacional de Archivos - SNA, de regir la política archivística en Colombia y de custodiar, resguardar y proteger el patrimonio documental del País y ponerlo al servicio de la comunidad.

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