Experiencia Significativa en Gestión Documental Secretaria Distrital de Hacienda

Los aspectos encontrados en la SDH susceptibles a mejora, antes de la intervención:

1. Diagnostico de la gestión documental, desactualizado.
2.  Sistema de gestión de calidad (SIG), desactualizado.
3. No se había definido el PGD, solo se realizaban acciones independientes a corto y mediano plazo en temas de gestión documental.
4.  instrumentos archivisticos (TRD,TVD) sin convalidar.
5. No existía el SGDEA en la SDH.

En los temas anteriormente mencionados se logró una mejora significativa, por medio de la intervención y la implementación del PGD.Durante el primer semestre del 2014 se realizó el diagnóstico de la gestión documental y de la administración de los archivos de la Entidad para presentar el PGD de la SDH, el cual fue aprobado en el Comité Interno de Archivo No. 4 del 2014, realizado el 26 de junio.

Para la elaboración del PGD se destacaron los siguientes requerimientos:

1. Normativo
2. Económico
3. Tecnológico
4. Administrativo

Principios del diseño del PGD: los cuales se estructuran para los 4 siguientes niveles básicos:

1. Negocio
2. Procesos
3. Organización y personas
4. Tecnología

Implementación de procesos orientados a la Operación descentralizada, desagregando responsabilidades y funciones relacionadas con la gestión documental, apoyada en los sistemas misionales, orientación al uso de nuevas tecnologías y estandarización de procesos, que permiten:

1. Autocontrol en la generación de documentos.
2. Trazabilidad y auditoría transversal de la gestión documental en la SDH.
3. Facilidad para acceder y compartir la información.
4. Autenticidad, fiabilidad, integridad y disponibilidad de los documentos.
5. Detección de problemas y puntos críticos.
6. Aplicación de normas de conservación y eliminación.