El presente estudio pretende realizar un diagnóstico sobre el estado de la gestión, operación y aplicación de la política archivística en entes del orden nacional y territorial y confrontarlo con la inversión presupuestal en este tema, informada por las entidades en el SECOP.
Para este estudio se tomarán como insumos índices y/o indicadores nacionales y territoriales en temas de archivística y la ejecución presupuestal del año 2014, de tal forma que se permita evidenciar el impacto de esta inversión presupuestal en los principales indicadores de la gestión documental; el análisis procurará contribuir a la toma de decisiones para la consolidación y fortalecimiento de las estructuras y mecanismos de administración y aplicación de la política archivística en el marco de la ley, tanto para el Archivo General de la Nación como para las entidades nacionales y territoriales objeto de estudio.
Estudio sobre la Inversión Presupuestal y su impacto en la Gestión Documental Colombiana
INVERSIÓN PRESUPUESTAL EN GESTIÓN DOCUMENTAL Y SU IMPACTO EN EL CUMPLIMIENTO DE LA POLÍTICA ARCHIVÍSTICA EN COLOMBIA.
Objetivo general del estudio
Generar un análisis de la gestión, aplicación y administración de la política archivística de forma generalizada, que permita identificar fortalezas, debilidades y riesgos de no cumplimiento de la política nacional de archivo en el ámbito nacional y territorial, y su relación con la inversión presupuestal en este tema.
Objetivos específicos del estudio
1. Generar un documento con bases estadísticas y herramientas de análisis administrativos cualitativos que permita visualizar el panorama general de la complementación de la política archivística en Colombia.
2. Medir el impacto de la inversión presupuestal en temas archivísticos en el cumplimiento de la política nacional de archivos
Resultados generales del estudio
Este indicador se generará a partir del análisis de la información reportada en el Sistema Electrónico de Contratación Pública (SECOP); base que fue proporcionada por la entidad Colombia Compra Eficiente.
Los datos encontrados para el 2014 arrojan 838,841 contratos presentes en la base los cuales suman más de 168 billones de pesos.
Se hace la salvedad que estos montos son los datos proporcionados en la base de datos entregada por Colombia Compra Eficiente y no refleja el 100% de la contratación del Estado colombiano, ya que no todas las entidades del país reportaron sus contratos y algunas reportaron parcialmente.
Nota: Los datos informados corresponden a los reportados directamente por las entidades en el diligenciamiento del FURAG , IGA y SECOP , el equipo investigador realizo un análisis y depuración de la base SECOP para filtras temas de interés que servirían al estudio.
La porción que corresponde a gestión documental representada por 2.1 billones refleja en términos porcentuales el 1.25 % del total de la contratación reportada en el país .
Temas usados para el filtrado general de la base SECOP
- Fondos acumulados
- Correspondencia
- Digitalizacion
- Microfilmacion
- Elaboracion de TRD
- Tecnología aplicada a la gestión documental
- Diagnostico de archivos
- Custodia
Indicador de inversión con base a SECOP Entidades del orden Nacional (FURAG)
En este apartado se analiza la porción de contratación que corresponde a la muestra de 102 entidades de las 158 reportadas en el índice FURAG 2014.
Recordemos que este indicador se encuentra generado mediante la metodología de filtrado por temas y refleja exclusivamente la contratación de entidades del orden nacional objetos del estudio y su porción de contratación en gestión documental de acuerdo a los temas propuestos.
Porción de entidades nacionales que rindieron FURAG y reportaron contratación en SECOP
La densidad de información contenida en la base permitió realizar un muestreo con las entidades del orden nacional y territorial, que para este caso de las 158 entidades reportadas en el índice FURAG solo 102 figuraron con registros en la base. Lo que nos da como resultado un 65% de entidades que reportaron su contratación en SECOP.
Entidades Nacionales (FURAG) que reportaron en SECOP
Faltante
En el orden territorial de los 1101 municipios encontrados inicialmente en el IGA para el 2014 solo 728 reportaron su contratación en el SECOP, dejando 373 municipios fuera del análisis de inversión; contando con la representatividad del 66% de los municipios.
Indicador de inversión con base a SECOP entidades territoriales (IGA)
Antes de realizar una lectura al indicador se deben hacer ciertas apreciaciones, en primer lugar aunque se usó la misma metodóloga para el filtrado de temas referentes a la gestión documental, en el orden territorial se realizó un filtrado adicional enfocado a la detección de instituciones territoriales dependientes del presupuesto de los respectivos municipios, de tal manera que se lograra una reducción en el sesgo al intentar determinar el aproximado de inversión en gestión documental con respecto al presupuesto de la alcaldía municipal.
En este punto del análisis fueron excluidas las gobernaciones y sus instituciones adscritas de tal forma que sus niveles de contratación en gestión documental no afectaron la realidad de la inversión municipal.
Le invitamos a leer el estudio completo para conocer en detalle los temas y los demas indicadores formulados .
Entidades Territoriales (IGA) que reportaron en SECOP
Faltante
La contratación total de los 728 municipios que reportaron inversión en el SECOP superan los 30 billones, es decir que con respecto al total de la contratación del país (168 billones) los municipios solo representan el 18% de la inversión; de este total de contratación, la porción en gestión documental alcanza el 0.44% reflejados en 7.325 contratos, que en conjunto suman 133 mil millones de pesos.
Descargue el Estudio Inversión Presupuestal
Descargue el Documento Completo del estudio “INVERSIÓN PRESUPUESTAL EN GESTIÓN DOCUMENTAL Y SU IMPACTO EN EL CUMPLIMIENTO DE LA POLÍTICA ARCHIVÍSTICA EN COLOMBIA”
El Archivo General de la Nación - AGN, es una entidad del orden nacional adscrita al Ministerio de Cultura, encargada de la organización y dirección del Sistema Nacional de Archivos - SNA, de regir la política archivística en Colombia y de custodiar, resguardar y proteger el patrimonio documental del País y ponerlo al servicio de la comunidad.